Antes de una graduación, envía a las familias una guía de llegada con la fecha, el horario que les corresponde, la sede, la entrada y los requisitos de acceso. Si hay ceremonia y fiesta en lugares distintos, explica por separado cómo llegar a cada una.
La invitación puede decir «graduación a las cinco» y dejar una duda: ¿esa es la hora de llegada de los alumnos, la apertura para familiares o el inicio de la ceremonia? Esta checklist ayuda al comité organizador a resolver esas preguntas antes del evento y a reunir la información en Confirmalia.
1. Distingue la llegada de alumnos del ingreso de familias
- Confirma con la escuela o el recinto qué horario corresponde a cada grupo.
Anota por separado la citación de los graduados, el ingreso de familiares y el inicio de la ceremonia. Incluye la fecha completa; si la celebración ocurre otro día, indícalo junto a su horario.
Ejemplo ficticio de programa:
| Momento | Hora | A quién corresponde |
|---|---|---|
| Formación de graduados | 16:30 | Alumnos |
| Ingreso al auditorio | 17:00 | Familiares e invitados |
| Inicio de la ceremonia | 17:30 | Todos los asistentes |
| Recepción de la celebración | 19:30 | Invitados a la fiesta |
Son horas de ejemplo. Sustitúyelas por las acordadas para tu graduación y etiqueta cada actividad con el público al que va dirigida.
2. Asigna una dirección a cada sede
- Revisa que ceremonia y celebración tengan su ubicación claramente identificada.
Para cada lugar, prepara el nombre, la dirección y un enlace al mapa. Si ambos momentos ocurren en el mismo edificio, precisa el auditorio, salón o piso.
Abre cada enlace desde tu teléfono y comprueba que el punto marcado corresponda al lugar acordado. Un nombre parecido o la dirección de otra sucursal puede orientar a tus invitados hacia una sede equivocada.
Cuando exista un traslado entre ceremonia y fiesta, informa si cada familia se moverá por su cuenta o si el comité organizó transporte. Si aún falta confirmar ese servicio, acuerda los detalles antes de anunciarlo.
3. Explica por dónde se entra
- Describe la entrada que usarán las familias y cómo reconocerla.
La dirección del recinto puede llevar a una puerta diferente de la que estará abierta. Una instrucción como «acceso de invitados por la puerta lateral, junto al estacionamiento» resulta más útil que volver a escribir el nombre del auditorio.
Comprueba con el lugar:
- Qué puerta se habilitará y desde qué hora.
- Dónde se puede estacionar o dejar pasajeros.
- A quién consultar si una persona necesita otra ruta de acceso.
- Dónde se resolverán las dudas al llegar.
Comunica únicamente las opciones confirmadas por el recinto. Si los alumnos deben ingresar por otra puerta, sepáralo de las instrucciones para sus familiares.
4. Aclara qué debe presentar cada invitado
- Especifica el comprobante y los lugares incluidos, si el evento los requiere.
Si la escuela o el salón pide un pase, una lista por nombre u otro comprobante, explica cuál es y cómo debe presentarse. Evita usar «trae tu invitación» cuando recepción espera algo más concreto.
También conviene aclarar a qué parte del evento corresponde cada invitación. Asistir a la ceremonia y asistir a la fiesta pueden ser invitaciones distintas, según lo que haya definido el comité.
Acuerda estas reglas con quienes recibirán a las familias: el mensaje y la operación de la entrada deben coincidir.
5. Reúne las instrucciones en el portal de Confirmalia
- Deja la información de llegada en un lugar que tus invitados puedan volver a consultar.
En el portal del invitado puedes organizar estos datos sin poner todo el programa dentro de una imagen:
- Completa la ubicación del evento. Revisa el nombre y la dirección que verán los invitados.
- Prepara el itinerario. Añade actividades con su título, hora y descripción; por ejemplo, «Ingreso de familiares» e «Inicio de ceremonia».
- Utiliza «Notas adicionales». Resume la puerta de acceso, las indicaciones de llegada y el contacto del comité.
- Añade los enlaces que hagan falta. En «Enlaces web» puedes incluir, por ejemplo, el mapa de una segunda sede con un nombre que la identifique.
Después abre la vista previa y revisa el orden de la información. El objetivo es que una familia encuentre primero lo que necesita para llegar y entrar, sin tener que interpretar el programa de los alumnos.
6. Prepara el aviso final y cómo comunicarás un cambio
- Comprueba el contenido y los destinatarios antes de enviar las instrucciones.
Desde Avisos de Confirmalia puedes preparar un mensaje por WhatsApp e incluir el portal mediante la opción «Portal» del editor. Esa opción incorpora un enlace único para cada invitado.
Si las instrucciones son para quienes asistirán, utiliza el filtro «Invitación» → «Confirmado» al preparar el envío y revisa la selección de destinatarios. Si el cambio afecta a otras personas, incluye también a quienes corresponda.
Ejemplo ficticio de contenido para un aviso:
¡Ya se acerca nuestra graduación! El ingreso de familiares al Auditorio Central comienza a las 17:00 y la ceremonia inicia a las 17:30. Utilicen la puerta lateral junto al estacionamiento.
Los alumnos están citados a las 16:30. La celebración será en el Salón del Parque a partir de las 19:30. Consulta en tu portal las ubicaciones y las indicaciones completas.
Si tienes dudas antes de llegar, contacta al comité por el medio indicado en el portal.
Adapta los lugares y horarios; añade el enlace con la opción del editor y revisa el mensaje antes de enviarlo.
Si cambia la entrada, la sede o la hora, actualiza el portal y envía un nuevo aviso que destaque el dato modificado. Confirma también que el personal de recepción tenga esa misma instrucción.
Haz una revisión desde el punto de vista de una familia
Pide a alguien del comité que lea la guía y te diga a qué hora debe llegar, a qué dirección irá y qué necesita para entrar. Si tiene que preguntarte alguno de esos datos, ajusta el mensaje antes del envío.
Puedes entrar a Confirmalia para preparar el itinerario, las notas y el aviso de tu graduación. Si estás comenzando, crea tu cuenta y organiza primero la información de llegada que compartirás con tus invitados.